L'accès aux documents administratifs locaux

Cet article est extrait du bulletin d'information n°19 de septembre 2005.

Le principe en vigueur

La liberté de communication des documents administratifs exempts de données à caractère personnel est affirmée par la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 modifiée par la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000. Les documents concernés sont définis à l'article 1^er de ce texte.

Au plan local, l'article L 2121-26 du CGCT dispose que toute personne physique ou morale a le  droit de demander communication sur place et de prendre copie totale ou partielle des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets, des comptes de la commune et des arrêtés municipaux. Cette communication s'exerce d'ailleurs dans les conditions prévues par la loi.

Ainsi, toute personne sans condition de nationalité, a accès aux documents émanant des diverses administrations, y compris des collectivités locales sans avoir à justifier d'un intérêt à agir, ni préciser les motifs de sa demande.

D'autre part, seule la personne intéressée peut obtenir communication des documents la   concernant.

Les documents communicables

Il s'agit, selon l'article 1^er de la loi, de « tous dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, directives, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles qui comportent une interprétation du droit positif ou une description des procédures administratives, avis, prévisions et décisions qui émanent de l'état », qu'ils se présentent sous forme écrite, sous forme d'enregistrement sonore ou visuel ou sous forme numérique ou informatique (cédérom ou disquette). Sont également concernées les informations qui sont contenues dans des fichiers informatiques et qui peuvent en être extraites par un traitement automatisé d'usage courant.

Les documents exclus du champ de la communication 

Le droit à la communication ne concerne pas :

• les documents qui font l'objet d'une diffusion publique,
  
  
• les administrés qui font une demande abusive, en particulier par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique,
  
  
• les documents inachevés (article 2 de la loi   n° 78-753 modifiée).

Quel que soit son support, un document n'est communicable que sous sa forme définitive.

La procédure d'accès aux documents administratifs

Le demandeur adresse une lettre sur papier libre au service qui détient le document.

Précision : une demande verbale est suffisante, mais le fait d'envoyer une demande écrite permet de savoir à partir de quand les différents délais commencent à courir. L'administration recevant une demande ne relevant pas de sa compétence doit obligatoirement la transmettre à l'autorité administrative compétente.

L'accusé de réception

L'article 19 de la loi du 12 avril 2000 prévoit que toute demande adressée à une autorité administrative fait l'objet d'un accusé de réception. Le décret 2001-492 du 6 juin 2001 précise que celui-ci comporte les mentions suivantes :

• la date de réception de la demande et la date à laquelle, à défaut d'une décision expresse, celle-ci sera réputée acceptée ou rejetée,
  
  
• la désignation, l'adresse postale et, la cas échéant, électronique, ainsi que le numéro de téléphone du service chargé du dossier.

Le support

Toute personne demandant copie d'un document administratif dans les  conditions prévues par la loi peut obtenir cette copie :

• soit sur papier,
  
  
• soit sur support informatique identique à celui utilisé par l'administration,
  
  
• soit par messagerie électronique.

Les frais à la charge de l'administré

Le montant des frais mis à la charge de la personne qui demande la reproduction d'un document administratif est fixé par l'autorité administrative qui en assure la délivrance. Toutefois leur montant, en dehors des frais d'envoi postal, ne peut excéder (arrêté du 1^er octobre 2001) :

• 0,18 € par page de format A4 en impression noir et blanc,
  
  
• 1,83 € pour une disquette,
  
  
• 2,75 € pour un cédérom.

Le refus de consultation de l'administration

Si l'administration refuse la consultation d'un document (le défaut de réponse pendant plus d'un mois, vaut décision de refus), elle doit le faire par écrit et sa décision doit être motivée. Dans ce cas, le demandeur peut faire appel en écrivant dans les deux mois qui suivent : à la CADA (commission d'accès aux documents administratifs) pour les documents d'intérêt général, et à la CNIL (commission nationale de l'informatique et des libertés) pour les fichiers nominatifs.

Les commissions ont un mois pour donner leur avis.      

Si l'administration refuse l'avis favorable de la CADA ou du CNIL (le défaut de réponse pendant plus de deux mois à compter de la saisine de la commission vaut décision de refus) le demandeur peut :

• intenter un recours contentieux devant le tribunal administratif (dans les deux mois),
  
  
• engager un recours amiable auprès du médiateur.

Les autres textes régissant l'accès aux documents administratifs

Dans certains cas, la personne qui souhaite accéder à un document administratif a le choix entre deux solutions : se prévaloir des dispositions générales de la loi du 17 juillet 1978 ou fonder sa  demande sur un texte spécial qui organise un droit à communication particulier, parfois plus large dans son contenu, mais plus restreint quant au nombre de ses bénéficiaires et à ses modalités. Depuis l'entrée en vigueur de la loi du 12 avril 2000, la CADA est compétente pour donner son avis en cas de refus pour ces régimes particuliers. Ceux-ci concernent : 

• les budgets ou les comptes administratifs des communes ou de leurs établissements publics administratifs, les procès-verbaux des conseils municipaux ainsi que les pièces qui y sont annexées et les arrêtés municipaux,
  
  
• la liste électorale,
  
  
• le rôle des contributions locales,
  
  
• la liste des personnes assujetties à l'impôt sur le revenu ou à l'impôt sur les sociétés,

• le registre tenu par les communes dans lequel figurent toutes les acquisitions réalisées par l'exercice du droit de préemption,
  
  
• les documents cadastraux,
  
  
• les documents qui ont trait au versement de subventions publiques à des organismes de droit privé (convention passée, compte-rendu financier, le budget et les comptes de l'organisme),
  
  
• l'accès aux informations nominatives résultant d'un traitement automatisé et contenu dans un fichier, lorsque la demande est formulée par l'intéressé lui-même,
  
  
• l'accès au casier judiciaire,
  
  
• la communication, après la tenue d'un scrutin, aux électeurs et aux candidats des listes d'émargement complétées de chaque bureau de vote,

• la liste générale des objets mobiliers classés ainsi que les documents nécessaires à son élaboration,
  
  
• l'accès au dossier individuel lié aux mesures de suspension du permis de conduire ou au retrait de  points.